Objetivando mais agilidade, transparência e eficácia na tramitação de demandas e comunicações, a Prefeitura de Patos de Minas inicia a execução do Programa Patos sem Papel. A iniciativa consiste na implantação de um sistema informatizado de processos digitais, desburocratizando o acesso dos cidadãos ao atendimento administrativo. Há benefício também para o meio ambiente, com a redução no uso de papel, e para os cofres públicos, devido à economia com impressão.
Para o diretor de Programas e Projetos Estratégicos, Eduardo Alves, a medida é ainda mais positiva no atual momento. “Há grande necessidade de introduzir mecanismos modernos de gerenciamento de processos, ainda mais neste período em que as diretrizes exigem contato físico restrito”, disse, acrescentando: “Ao mapearmos os fluxos a serem disponibilizados para o munícipe, ficou constatado que haverá grande diminuição de pessoas se deslocando à prefeitura, visto que certas demandas poderão ser protocoladas de maneira digital, pela internet”.
Segundo o diretor, já foi iniciado o processo de contratação da empresa que fornecerá o sistema informatizado. Ainda conforme ele, também já foi criado o Escritório de Processos, que “desempenhará papel estratégico, alinhando as atividades de gestão e as prioridades da administração municipal, criando mecanismos estruturados de governança de processos”. Eduardo explica que o atendimento à população continuará normalmente, mas as pessoas serão orientadas a utilizar os serviços disponíveis na nova ferramenta digital.
Sustentabilidade – Levando em consideração os gastos com impressão de documentos e com transporte de pessoas e processos, a projeção é que, em quatro anos, o Patos sem Papel representará economia em torno de R$ 2,5 milhões em xerox. “Deixaremos de utilizar 23 milhões de cópias, imenso benefício ao meio ambiente e aos cofres públicos”, ressaltou o Diretor de Suprimentos, Álvaro Rocha.
A utilização de processos com registros em papel atinge níveis preocupantes. Como consequência observa-se:
| 1) Grande ocupação de espaços de armazenamento dos processos em papel. 2) A desorganização progressiva dos catálogos. 3) A dificuldade de procura e obtenção das informações arquivadas. 4) Retrabalho e desperdício de recursos humanos. 5) Falta de transparência. 6) Falta de dados ao gestor para a tomada de decisões. |
A implantação de um sistema de processos digitais permitirá, entre outros avanços:
| 1) O acesso digital, on-line e simultâneo dos dados e processos existentes no sistema. 2) Maior celeridade e confiabilidade na integridade das informações. 3) Maior segurança documental. 4) Flexibilidade na organização das informações. 5) Integração com outros sistemas de informação. 6) Apoio à decisão. 7) Diminuição de atendimento presencial em determinados fluxos. 8) Diminuição de gastos com impressões. 9) Melhores condições de trabalho aos servidores. 10) Melhoria dos mecanismos de auditoria de informações. |
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